Nos règles d’or pour animer un atelier de Design Thinking

2019-09-23

Lorsque l’on pratique la méthodologie du Design Thinking dans le cadre d’ateliers de co-création, il est certain qu’une bonne préparation en amont est essentielle pour assurer le succès de la démarche.

Mais le travail ne s’arrête pas une fois que vous avez préparé le déroulé de l’atelier et vos outils, au contraire. Pourquoi? Parce que la qualité de votre animation pendant l’atelier est un facteur déterminant du succès de votre projet et de la satisfaction de votre client·e.

Des tactiques pour bien animer un atelier, il en existe plein, qui sont très bien documentées dans les nombreux livres qui ont été écrits à ce sujet (mention spéciale à TISDD). Alors pour ne pas paraphraser l’existant, je me suis assise avec ma partner in workshop et nous avons établi la liste de nos conseils-clés. Nous nous sommes basées sur nos expériences récentes: des ateliers d’une semaine impliquant jusqu’à une trentaine de participant·e·s, pour repenser des expériences clients.

Et nous sommes arrivées à la conclusion suivante: être un·e bon·ne animateur·trice d’atelier, c’est comme être un bambou. What? Et bien oui, il faut être: 

• solide, 
• flexible, pour pouvoir se plier sans se casser, 
• et avoir la capacité de se propager rapidement autour de soi. 

Bon d’accord... Mais alors “comment on fait pour être tout ça à la fois?”, me direz-vous. Et bien voici nos conseils, triés sur le volet.

Soyez solide!

• Qu’il s’agisse d’un·e client·e interne ou externe, il est essentiel de bien connaître le contexte d’affaires du projet. Votre oeil extérieur sera une de vos forces, mais bien connaître les enjeux, les objectifs d’affaires et les besoins de vos client·e·s fera de vous un·e animateur·trice pertinent·e, en plus d’un·e bon·ne facilitateur·trice. 
• Par exemple, dans l’un de nos récents projets pour une marque de mode familiale française, nous avions beaucoup de documentation à lire pour avoir une bonne connaissance du contexte et de l’historique du projet avant d’animer les ateliers. Nous avons donc synthétisé les informations-clés dans un “Research Wall” que nous avons bâti sur Miro sous la forme d’une matrice SWOT, ainsi que dans un document “aide-mémoire” de projet. Nous avons ensuite mis ces documents à disposition des participant·e·s à l’atelier, pour que tout le monde soit au même niveau de connaissance au début de la semaine.

Research wall réalisé avec Miro

• Prenez le temps de bien vous préparer. Notre règle d’or, c’est celle du “3:1”: en moyenne, consacrez 3 heures de préparation pour chaque heure d’atelier. Évidemment, ce ratio peut être adapté en fonction de la complexité et de votre niveau de familiarité avec le sujet.
• Pendant l’atelier, soyez présents, mais pas trop: vos participant·e·s doivent sentir que vous êtes disponibles si besoin, ce qui implique d’être constamment attentif·ve à ce qu’il se passe, mais laissez-les travailler sans les interrompre… sauf lorsque le temps imparti à leur réflexion est terminé, mais nous aborderons ce point plus tard.
• Si vous êtes en charge de livrer une synthèse du travail effectué, commencez-la tout de suite après l’atelier, quand les informations sont encore fraîches dans votre mémoire. Si votre atelier se déroule sur plusieurs jours, prenez le temps nécessaire à la fin de chaque jour pour noter les idées essentielles de la journée. Vous pouvez même récapituler ces idées au début de la journée suivante, pour que vos participant·e·s redémarrent sur les bonnes bases. N’oubliez pas de prendre des photos du matériel produit au fur et à mesure, et si votre atelier contient des moments de pitch, filmez-les pour pouvoir vous les remémorer si besoin.

Soyez flexible! 

“Solide” ne doit pas rimer avec “rigide”: 

• Ne tombez pas en amour avec votre agenda! Il va forcément évoluer au fil de l’avancement de votre atelier, surtout si celui-ci a lieu sur plusieurs jours. Prévoyez un déroulé qui fonctionne même si vous devez consacrer moins de temps à une ou plusieurs activités (voire même en couper). 
• Si le temps vous le permet, prévoyez 15-20 minutes au début de chaque demi-journée pour des activités de brise-glace ou des moments énergisants. Si vous avez le temps de les faire, ce sera des moments de teambuilding incroyables, mais si vous devez jouer avec la montre, vous pouvez décider d’en sacrifier quelques-uns sans que cela compromette la qualité du travail final. 
• Une de nos activités brise-glace préférée nous a été enseignée par nos collègues de Valtech Stockholm: en équipe de 2 personnes, chaque participant·e doit dessiner son·a co-équipier·ère en une minute sans regarder sa feuille, ni lever son stylo. Les “oeuvres d’art” peuvent ensuite être affichées dans la salle d’atelier, pour le plaisir des yeux!

Résultats de l’activité brise-glace: portraits des participant·e·s à l’atelier, sans regarder sa feuille et sans lever son stylo.

• Évidemment, prévoyez du “buffer” dans votre agenda: étirez les durées de certaines activités pour absorber d’éventuels dépassements… car il y en aura!
• Votre agenda, c’est une chose. Mais derrière l’agenda, il y a un être humain - vous - qui doit faire preuve d’intelligence émotionnelle pour être capable, par exemple, de réorganiser des équipes pour mieux équilibrer les différents profils de personnalité, ou encore d’identifier un·e participant·e effacé·e pour lui donner la parole. Soyez attentif·ve à la dynamique du groupe et réorganisez-le si besoin!

Propagez-vous!

Un·e bon·ne facilitateur·trice d’atelier doit savoir propager dans l’entreprise les effets bénéfiques du Design Thinking sur la collaboration et sur la culture centrée-client. 

Comment? 

• Lorsque vous préparez votre atelier, insistez pour que la liste des participant·e·s inclue des représentant·e·s de toutes les équipes concernées par l’enjeu à résoudre. Cela permettra au projet d’obtenir une plus grande adhésion interne, puisque les parties prenantes auront été impliquées dans la réflexion. 
• À plusieurs, c’est plus facile: bien qu’il soit tout à fait possible d’animer un atelier en solo, nous vous recommandons fortement d’être deux (voire plus, selon la taille du groupe et la durée de l’atelier). Ainsi, vous pouvez prendre le lead à tour de rôle sur le déroulé des activités et vous pouvez aussi désigner des rôles secondaires à chacun·e: prise de notes, vérifications techniques, photos du matériel produit, etc. 
• N’hésitez pas également à déléguer certaines tâches aux participant·e·s. Par exemple, dans ces sessions de travail, le respect de la durée de chacune des activités est essentielle. Pour ne pas que vous ayez toujours le rôle de la “police du temps”, qui vient interrompre les équipes lorsque le temps est écoulé, désignez personne responsable du temps dans chaque équipe. Ainsi, les participant·e·s contrôlent mieux leur temps et sont moins frustré·e·s lorsque leur temps de réflexion touche à sa fin. Si votre activité le requiert, vous pouvez également désigner une personne dans chaque équipe qui sera responsable de formaliser le travail du groupe sur un ordinateur. Un gros gain de temps pour l’étape de synthèse!
• Enfin, si le temps vous le permet, utilisez les dernières minutes de votre atelier pour faire le point sur ce que vous avez accompli pendant le temps passé ensemble et informer les participant·e·s des prochaines étapes du projet. Cela leur permettra de constater les bénéfices de la démarche et, qui sait… peut-être que cela vous ouvrira d’autres opportunités d’utiliser cette méthodologie dans l’entreprise!

Pour conclure, j’avais envie de vous donner un dernier petit conseil en bonus… Comme le dit si bien Mary Poppins: “In every job that must be done, there is an element of fun. You find the fun and snap! The job's a game!” 

Et elle avait raison: mettons du fun dans nos ateliers et le travail se transformera en jeu! Et c’est justement quand on s’amuse et quand on est à l’aise qu’on laisse jaillir notre créativité et que sortent les meilleures idées! Pour créer une ambiance amusante, les options sont nombreuses: choisissez des activités brise-glace dynamiques, créez des moments de compétition amicale entre les équipes (avec prix à gagner à la clé!), mettez de la musique dans les moments de pause ou encore, dans le cas d’un atelier de plusieurs jours, prévoyez une activité “hors atelier” pour renforcer les liens d’équipe.

Un brise-glace pour retomber en enfance quelques instants: “Tiger, Grandma, Ninja”, une version géante de “Roche, Papier, Ciseaux”.

Gardez en tête que l’expérience que vos client·e·s vivent dans vos ateliers, c’est la manière dont ils·elles se souviendront de vous. Faites-leur vivre un moment mémorable et il y a de grandes chances que l’atelier soit un succès et que l’opportunité se présente à nouveau. 

Vous souhaitez en apprendre plus sur le sujet? Inscrivez-vous à notre formation Campus Infopresse “Design Thinking : placer l’humain au cœur des décisions d’affaires”!