Videokonferensens 10 budord

Jag, Per Enström, har i det senaste ett och ett halvt året varit i ett distribuerat team. Redan från början har hela teamet ansträngt sig för att alla ska vara så delaktiga och närvarande som möjligt och det är nu ett arbetssätt som vi är vana att jobba i. Att ha en fungerande setup för videomöten i ett distribuerat team är vitalt. I grunden handlar det om inklusion.

Fungerar inte videomöten på ett tillfredsställande sätt kommer de på distans inte vara lika deltagande.

Teammedlemmar som känner att det är svårt att hänga med i möten, och jobbigt att försöka göra sig hörda, är teammedlemmar som inte utnyttjas till sin fulla potential. Dåliga förutsättningar för möten på distans går ut över leveransen.

10 budord för att göra videomöten så bra som bara möjligt

Så med det sagt kommer mina tio budord för att göra videomöten så bra som bara möjligt. Många av dem utgår ifrån team där en grupp sitter på samma plats, och en eller flera sitter på distans, men mycket går att applicera på fullständigt digitala möten. Det här är inte på något sätt en uttömmande lista, men förhoppningsvis ett sätt att lyfta dina möten ett snäpp.

1. Kom förberedd

Bestäm redan när möteskallelsen skickas ut vilken tjänst som ska användas för mötet. Om det utelämnas finns det en överhängande risk för att mötesdeltagare sitter och undrar vad som händer när mötestiden kommer.

Se även till att boka ett mötesrum som har de tekniska och fysiska förutsättningarna för att ha ett bra möte. Kamera, mikrofon och högtalare är viktiga. Men även fysiska förutsättningar som bra ljus och bra ljuddämpning. Det här gäller naturligtvis även för hemmakontoret eller vid köksbordet.

2. Känn dina verktyg

När du väl förberett dig med att bestämma tjänst och sett till att all utrustning finns är det dags att lära sig hur du använder dem. Experimentera i god tid innan hur du delar skärm och byter mikrofon, högtalare och kamera. Du bör även veta precis hur du använder den tekniska utrustningen, veta vilka kablar som ska sättas i och vad som behöver vara påslaget.

Är mötet interaktivt mer än att kommunicera kan man även använda sig av digitala verktyg för att simulera verktyg vi är vana med i den fysiska världen. Ett exempel är tjänsten Miro, där du och ditt team kan lägga upp post-its, skriva anteckningar, lägga in bilder, allt på en digital whiteboard. Det här har fördelen dels att de på distans kan hänga med (det är i princip omöjligt att hänga med på vad som händer med riktiga post-its på en tavla genom en kamera), men också att man direkt har dokumentation på sin övning.

3. Håll mötesordning

En punkt som många kanske skulle må bra av att anamma även på möten som inte är på distans är att hålla mötesordningen. Ha ett tydligt mål och syfte med mötet. Det är också väldigt bra att i början av mötet presentera alla deltagare på mötet, särskilt om alla inte syns i bild.

Extra viktigt när det finns deltagare med på distans är att inte prata i munnen på varandra, eller ha flera diskussioner pågående samtidigt. Program för samtal över internet är oftast optimerade för att föra fram en röst med så bra kvalitet som möjligt. Så fort fler än en person pratar gör ljudkomprimering och andra tekniska detaljer att det är väldigt svårt att urskilja en person. Sitter man med hörlurar finns inte samma möjlighet som i verkligheten att fokusera på en person.

4. Visa alltid, och se alltid varandra

Som jag nämnde i introduktionen handlar det mesta om att inkludera de som sitter på distans på ett så bra sätt som möjligt. Det lättaste är att alla alltid ser varandra. Om man delar något material – en powerpoint-presentation eller liknande – är det viktigt att se till att programmet man använder har stöd för att samtidigt visa deltagare.

Kommunikation blir oerhört mycket lättare om man kan se kroppsspråk

Finns det möjlighet är det toppen om man kan ha två skärmar, en för presentation och en för mötesdeltagare, men det är långt ifrån möjligt i alla fall. Det kan därför vara bra att det inte är datorn som är uppkopplad mot en mötes-TV som används för presentation, utan istället att personen som presenterar också kopplar upp sig mot mötet (med ljudet avstängt) och delar skärm därifrån. På så sätt kan alla se både deltagare och delat material.

En anledning till att det är viktigt att alltid se varandra är att kommunikation blir oerhört mycket lättare om man kan se kroppsspråk och vem det är som pratar, och ser man inte deltagare på distans glömmer man lätt bort att man behöver tänka på alla de här budorden. För de som sitter på distans är det också väldigt mycket lättare att göra sig hörd om man kan räcka upp handen så att det syns.

Av de här anledningarna är det extra viktigt att använda en extern kamera och inte bara en laptops kamera, för de som sitter i samma rum. Det händer alltför ofta att en mötesvärd börjar mötet med datorn och kameran uppvriden mot alla deltagare i rummet, bara för att när presentationen ska börja vrida tillbaka datorn så att de på distans bara ser den personen.

5. Remote first

I den mån det går kan man ha alla deltagare i mötet på distans, även de som fysiskt sitter i samma lokaler. Det gör att alla är med i mötet på samma villkor. Det här bygger dock naturligtvis på man har möjlighet att sitta separat i var sitt telefonbås eller mötesrum. Det är inte rekommenderat att ha möten på distans i öppna kontorslandskap eller på caféer.

6. Ha bra internet

En väldigt enkel punkt som i dagens trådlösa samhälle ofta missas. Wifi är bra, men ofta instabilt. Använd därför alltid en sladd för internet om det finns. Om det inte finns tillgång till trådad uppkoppling bör du i alla fall lära dig vilka konferensrum som har bättre och sämre wifi-täckning.

7. Var remote själv ibland

Om du vanligtvis är en av de som inte sitter på distans, pröva att vara på distans lite då och då. Det är fascinerande vad mycket förståelse man får av att sätta sig i någon annans sits. Det är då man ser var de största smärtpunkterna är.

8. Visa setupen

Särskilt om man har längre möten, eller hela workshops, kan det vara bra att ta ett foto på setupen så som de i rummet ser den och skicka till deltagarna på distans. Det gör att de som sitter på distans ser förhållande mellan kamera och skärm, och kan därför få ökad förståelse för varför personer tittar åt ett annat håll när de pratar.

9. Tänk på vad du har igång

Vår vardag och arbetsliv är ständigt utsatt för intrång i vår uppmärksamhet från många håll, särskilt digitalt. Vi får notiser från mail, mötespåminnelser, slack, m.m. Innan du som mötesvärd går in i ett möte är det viktigt att stänga alla sådana kanaler.

Särskilt viktigt är det om du även använder datorns mikrofon och högtalare för mötet, då hörs alla dina mail väldigt klart och tydligt för de på distans. Var dock noga med att inte reflexmässigt stänga av ljudet på datorn när en notis kommer, då är det helt plötsligt omöjligt för de på distans att göra sig hörda (särskilt om du samtidigt brutit mot budord fyra och inte ser de på distans).

10. Avsluta ordentligt

I vanliga fysiska mötessammanhang är det lätt att möten avslutas lite löst, och så minglar deltagarna kvar lite medan alla packar ihop. Det här är en viktig kontaktyta, men vid distansmöten är det viktigt att vara tydlig med när mötet är slut. De på distans kan inte delta i den inofficiella kommunikationen, och vill gärna inte bara bli bortkopplade. Så avsluta mötet, säg hejdå till de på distans och koppla sen ner.

Och med det vill jag även avsluta den här artikeln. Jag hoppas att den har gett några nya tankar på hur du bättre kan inkludera personer som inte är på samma plats.