Ett KPI visar hur en aktivitet presterar mot ett mål som är viktigt för en organisation. En effektiv uppsättning KPI:er berättar inte bara hur det gått med ens mål, utan även om man gör tillräckligt för att nå sina framtida mål.
I detta webinar går vi igenom en metod som hjälper dig att komma igång med en strukturerad uppföljningsprocess där KPI-ramverket blir ett reellt beslutsstöd i verksamheten.
Tre nyckelinsikter från Jimmys föreläsning
Vi ska definiera några nyckelinsikter från Jimmys föreläsning. Men låt oss först fastslå en sak: Om du ska lyckas bra med det datadrivna arbetet så behöver du ett fundament.
Ditt KPI-ramverk börjar med dina affärsmål och strategier. KPI-ramverkens uppgift är att sedan berätta hur du uppnår dina affärsmål. Därför rekommenderar Jimmy att du börjar tidigt med dina KPI:er. Vilket leder oss till vår första insikt.
Insikt 1: Börja i rätt ände
Så var i organisationen ska man börja när man ska ta fram sina KPI:er? I de flesta organisationer finns olika nivåer – en global nivå, en nationell nivå, lokala avdelningar, och så vidare ända ner på individnivå. Inte sällan har olika delar av en organisation olika KPI:er. Men alla behöver rapportera uppåt, och ha gemensamma KPI:er.
Genom att ta fram gemensamma KPI:er tydliggör man att hela organisationen arbetar mot gemensamma mål. Till skillnad från att arbeta i silios.
Jimmy rekommenderar därför att du börjar högt upp när du tar fram KPI:er. Tänk nationell nivå.
Insikt 2: Plantera ett KPI-träd
Vi på Valtech gillar träd. Inte nog med att vi har ett valnötsträd precis utanför vårt kontor – vi jobbar dessutom med KPI-träd.
Med hjälp av ett KPI-träd blir strategierna konkreta. Det består av fyra delar:
-
I KPI-trädets rot finns en strategi, som berättar vart vi vill.
-
Sedan följer teman, som berättar hur vi ska göra för att komma dit.
-
Nästa nivå är den taktiska. Den definierar exakt vad vi tänker göra för att nå vårt mål.
- I den sista nivån mäter Med hjälp av faktiska mätetal får vi svaret på frågan: Hur vet vi att det här funkar?
Långa listan
Det första steget är att ta fram den så kallade ”långa listan”. Det gör vi vanligen i en workshop, där vi mappar alla strategier mot aktiviteter och mätetal. Allt som vi gör för att påverka det strategiska målet ska in i trädet. Dessutom identifierar vi hur vi mäter. Vi måste alltså veta hur vi ska kunna se resultatet på varje aktivitet som ska in i trädet.
Det här resulterar i en lång lista över aktiviteter som vi gör, som vi behöver göra, eller som vi skulle vilja göra.
Korta listan
I nästa steg trimmar vi vårt KPI-träd och tar fram den så kallade ”korta listan”. Då bedömer vi våra aktiviteter, dels efter hur viktiga de är, dels efter hur tillgänglig deras data är. Utifrån detta gör vi en lista över vad vi ska prioritera och fokusera på.
Redan här kan vi faktiskt börja planera för nästa steg:
-
Var finns vår data och vem är ansvarig?
-
Behöver ny mätning implementeras?
-
Behövs nya verktyg, funktioner eller rutiner?
Insikt 3: ”You don’t grow a pig by weighing it”
Det är ganska lätt att mäta resultat. Till exempel hur mycket intäkter man har eller hur många besökare man har. Men man får inte in mer pengar genom att räkna de pengar man redan har.
Om du bara har KPI:er som är resultatinriktade så riskerar du att missa aktiviteter som faktiskt genererar intäkter. Det är alltså viktigt att hitta både ledande och eftersläpande KPI:er.
Receptet för framgångsrika KPI:er
I korthet, det du behöver för att lyckas med dina KPI:er är:
-
Tydliga strategier
-
Involverade stakeholders
-
Mätbara aktiviteter
-
Prioriterade aktiviteter
-
Tydligt beskrivna KPI:er
-
Tydligt ägandeskap
-
Rulla ut KPI:erna i organisationen
Så lyder en kort sammanfattning av Jimmys föreläsning.
Har du frågor om digitala KPI:er? Hör av dig!
Vi gör även mindre audits där vi tittar på era behov utifrån nuläget. Så det kan löna sig att kontakta oss även om du inte vet exakt vad ni behöver göra.