Especialista em Experiência de Escritório

A oportunidade

Na Valtech (legado Kin + Carta), temos oportunidades para oferecer a você - para aprender; para crescer; para causar impacto que muda o mundo; para ser um verdadeiro agente de mudança. Nossa força de trabalho global existe para desbloquear uma maneira melhor de experimentar o mundo, e tudo isso começa com nosso local de trabalho. Estamos orgulhosos de:  

• O que fazemos 
• Nossos valores 
• Nosso local de trabalho 
• A estrutura sem fronteiras em que trabalhamos

O papel

À medida que expandimos nosso escritório na Colômbia, procuramos contratar um especialista em experiência de escritório em tempo integral.

Responsabilidades da função

Operações e gerenciamento de escritório

• Supervisionar as operações diárias no escritório de Bogotá, incluindo: 
• Abertura e fechamento do escritório. 
• Lidar com solicitações de entrada de edifícios, coordenação de fornecedores e gerenciamento de instalações. 
• Reabastecer e organizar material de escritório, lanches e bebidas. 
• Manter um espaço de trabalho limpo, funcional e inspirador. 
• Atuar como o principal ponto de contato com a administração do edifício e fornecedores locais em Bogotá, garantindo altos padrões de serviço e alinhamento com os valores da Valtech. 
• Fornecer suporte operacional adicional para nossos escritórios e equipes na Argentina, Brasil e México, colaborando com equipes locais para atender às necessidades exclusivas e garantir a consistência em toda a região. 
• Monitore e mantenha-se informado sobre desenvolvimentos regionais, como desastres naturais, eventos políticos, manifestações públicas ou desafios ambientais (por exemplo, secas) para ajustar proativamente as operações do escritório, as comunicações dos funcionários e os protocolos de segurança, garantindo um local de trabalho de apoio e conformidade. 

Experiência do funcionário e convidado/cliente

• Garanta que todos os funcionários e visitantes se sintam bem-vindos e apoiados com as ferramentas e recursos de que precisam. 
• Colaborar com a liderança e a equipe de OX das Américas para implementar programas que aumentem o envolvimento dos funcionários e se alinhem com a cultura da Valtech e a Proposta de Valor do Funcionário (EVP). 
• Apoiar estratégias de trabalho virtual e híbrido, incluindo a coordenação de espaços de coworking e atividades virtuais. 
• Colabore com equipes voltadas para o cliente para facilitar reuniões, eventos e espaços de trabalho bem-sucedidos, incluindo a criação de ambientes especializados (por exemplo, salas limpas) e a coordenação da logística para externos, workshops ou outras atividades relacionadas ao cliente para garantir uma experiência profissional e perfeita. 

Coordenação de Eventos 

• Planejar e executar eventos presenciais e virtuais em Bogotá, Argentina, Brasil e México, incluindo: 
• Garantir locais, gerenciar catering e preparar materiais de comunicação. 
• Fornecer suporte local em Bogotá para garantir o sucesso dos eventos. 
• Iniciativas Estratégicas e Colaboração 
• Trabalhar em estreita colaboração com a equipe de OX das Américas para garantir a consistência entre as regiões e escritórios da Valtech, alinhando as práticas locais com os padrões globais. 
• Pesquisar e implementar as melhores práticas para modelos de escritórios híbridos, garantindo a conformidade com a legislação local e o alinhamento com as metas de sustentabilidade da Valtech. 
• Faça parceria com as equipes de Sustentabilidade e Saúde e Segurança para avaliar os relacionamentos com fornecedores e explorar soluções sustentáveis e impactantes. 
• Suporte ativo com o fornecedor local de Saúde e Segurança (H&S) para agendar o treinamento anual obrigatório de saúde e segurança, bem como apoiar os requisitos legais para estar em conformidade com o programa de H&S. 
• Apoiar projetos especiais relacionados a reformas, inaugurações e consolidações de escritórios. 

Suporte Administrativo

• Auxilie no gerenciamento complexo de calendários, logística de reuniões e agendamento em vários fusos horários. 
• Coordenar diretamente com a liderança e seus assistentes executivos, garantindo altos níveis de profissionalismo e excelente comunicação. 
• Apoiar a liderança regional com projetos operacionais, planejamento de eventos e outras necessidades administrativas, conforme necessário. 

Qualificações mínimas

• 5+ anos de experiência em gestão de escritório ou função similar, de preferência em um contexto regional ou multilocal. 
• Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal em inglês e espanhol; proficiência em português é uma vantagem, mas não é obrigatória. 
• Disposição para viajar até 25% para outros escritórios 
• Capacidade de receber entregas de nossos fornecedores, como material de escritório, alimentos e bebidas. 

Queremos que todos os novos contratados tenham sucesso em suas funções na Valtech. É por isso que descrevemos os requisitos do trabalho abaixo. Para ser considerado para esta função, é importante que você atenda a todas as Qualificações Mínimas. Se você não atender a todas as Qualificações Preferenciais, ainda assim o encorajamos a se inscrever.

Qualificações preferenciais

• Fortes habilidades organizacionais, de gerenciamento de projetos e multitarefa, com atenção aos detalhes. 
• Experiência no gerenciamento de ambientes de trabalho híbridos e suporte aos funcionários virtual e presencial 
• Capacidade comprovada de priorizar e gerenciar prioridades em constante mudança em um ambiente de ritmo acelerado. 
• Mentalidade colaborativa com uma abordagem proativa para identificar e resolver desafios. 
• Experiência na coordenação de eventos, gerenciamento de calendários de nível executivo e preparação de materiais para reuniões. 
• Capacidade de manter a confidencialidade e lidar com informações confidenciais com profissionalismo. 

Seu processo 

Depois de enviar sua inscrição, você ouvirá de um membro de nossa equipe de Aquisição de Talentos se suas habilidades e experiência correspondem ao cargo. Esteja atento à fraude de recrutamento, respondendo e interagindo apenas com contatos de e-mail que terminam com o domínio '@valtech.com' ou '@kinandcarta.com'. 

Nós nos esforçamos para criar um ambiente inclusivo para todos os candidatos. Se você tiver algum requisito específico ou precisar de ajustes razoáveis para participar do processo de inscrição ou entrevista, informe-nos em kincarta-amer.ta.team@valtech.com.

Sobre a Valtech 

A Valtech, que recentemente adquiriu a Kin + Carta, é a empresa de inovação de experiência que existe para desbloquear uma maneira melhor de experimentar o mundo. Ao combinar artesanato, categorias e culturas, nossa equipe global de 6.500 profissionais em mais de 60 escritórios ajuda as marcas a agregar valor em um mundo digitalmente acelerado. Na interseção de insights e perspectivas, aproveitamos o poder dos dados, IA, criatividade e tecnologia para alcançar a inovação de experiência para muitas das organizações mais conhecidas do mundo, incluindo L'Oreal, NatWest, DWP, P&G, Volkswagen e Departamento de Agricultura dos EUA. 

A Valtech sempre será reconhecida não apenas pela qualidade do trabalho que entregamos, mas por todas as pessoas incríveis que fazem isso acontecer. Trabalhamos para criar um local de trabalho equitativo que dê às pessoas de todas as origens o apoio de que precisam para prosperar, crescer e atingir seus objetivos (sejam eles quais forem). Na Valtech, não falamos apenas sobre como fazer as coisas; transformamos fazendo.