Deep Work und virtueller Kaffee – How to pimp your (Home) Office

26. Februar 2021

Remote Arbeit bestimmt weiter unseren Alltag. Aber wie bleiben wir als Teams in Verbindung, wie bleiben wir produktiv? Hier einige Tipps, die wir bei unserem ersten virtuellen Jour Fixe rund um das Thema "Future of Work" gesammelt haben.

Deep Work und virtueller Kaffee – How to pimp your (Home) Office

„Guten Morgen“ und „Hi“ – seit fast einem Jahr begrüßen wir uns nicht mehr morgens an der Kaffeemaschine, sondern schauen unseren Kollegen und Kolleginnen meistens im Home Office über die Schulter. Wir sehen Küchen und Bücherregale, lernen Kinder, Partner und Haustiere kennen. Home Office war für uns alle zum Start der Pandemie nicht wirklich neu, und als agile Digitalagentur konnten wir uns an vielen Stellen sicherlich besser auf die neue Situation einstellen als viele andere Unternehmen. Unser Whitepaper zur mobilen Arbeit, in dem wir unsere Erfahrungen und Tipps für die Situation im Home Office zusammengetragen haben, traf im vergangenen Frühjahr offensichtlich einen Nerv, wie uns die hohen Download-Zahlen zeigten (Work from Home Whitepaper).

Social Distancing und die Arbeit in den eigenen vier Wänden sind trotzdem über die vielen Monate hinweg für uns alle eine echte Herausforderung. Normalerweise treffen sich die Teams aus allen deutschen Valtech-Standorten zum regelmäßigen „Jour Fixe“ an außergewöhnlichen Locations – von der Event-Kirche über die Beach-Bar bis zur Zugspitze war schon alles dabei. Dabei geht es um Fun und Networking, aber eben auch um Themen, die uns wichtig sind. Die Sessions werden dabei von allen Mitarbeitenden zusammen  gestaltet, nicht nur vom Management Circle – denn unser Leitspruch „transform by doing“ gilt natürlich auch hier. Zum Ende des vergangenen Corona-Jahres stand bei unserem ersten rein virtuellen Jour Fixe das Thema „Future of Work“ auf dem Programm. Mehr als zwanzig „Owner“ boten ihre Sessions an, in den Slots ging es um (fast) alles, was uns im Home Office und im Büro der Zukunft bewegt. Hier zwei Beispiele, die vielleicht auch euch beschäftigen.

Wie bleiben wir in Verbindung?

Wenn der Kaffee nur aus der eigenen Küche kommt, wie können wir trotzdem miteinander sprechen und Spaß haben? Wie bekommen wir mit, wie es den Leuten in unserem Team geht? Im Circle „Virtual Team Culture –Team culture in times of home office” haben wir wieder einmal gemerkt, wie sehr uns der tägliche, eher zufällige Austausch fehlt. Der Schnack über den Schreibtisch hinweg, das Lächeln auf dem Flur, all das fehlt immer mehr. Und selbst wenn wir ein- oder zweimal in die Agentur kommen, ist das durch Maske und Co ein völlig anderes Arbeitsgefühl. Was also tun?

1. Wer ein Online-Meeting aufsetzt, sollte möglichst immer einige Minuten für Smalltalk oder sogar eine kurze persönliche Runde reservieren, um allen Teilnehmenden ein gutes Gefühl zu vermitteln.
2. Offene virtuelle Räume, die täglich geöffnet sind, und in denen es nicht nur um den Job geht, könnten die Kaffeeküche wenigstens ein bisschen ersetzen.
3. Bei neuen Teams können kleine Icebreaker, z.B. kurze Spiele, Wunder wirken.
4. Breakout-Sessions machen Meetings abwechslungsreicher und persönlicher, ebenso wie „Kamera an“.
5. Moderation ist gerade in virtuellen Sessions wichtig, um auch zurückhaltende Kollegen zu motivieren.

Wie bleiben wir produktiv?

Ungefähr 23 Minuten brauchen wir, um uns nach einer Unterbrechung wieder richtig auf eine Aufgabe konzentrieren zu können. Jedes „Ping“ auf dem Smartphone oder im Online-Chat, jede Mail-Benachrichtigung, jede Paketlieferung und jeder Hilferuf von der Homeschooling-Seite des Küchentisches raubt uns also wertvolle Zeit. Ganz ehrlich wissen wir ja eigentlich genau, welche Ablenkungen im (Home)-Office lauern. Deshalb ein kleiner Reminder aus der Jour-Fixe-Session „Deep Work“. Wer sich noch einmal mit dem Thema beschäftigen will, gleich mal das gleichnamige Buch von Cal Newport bestellen.

How to go deep

1. Störer entlarven und ausschalten

Ob Kollegen, tägliche Meetings, Themen- und Kontextwechsel, Lärm oder die Push-Nachrichten der verschiedenen Kommunikations-Tools – die Liste der Störungen ist lang. Versucht eure wichtigsten Unterbrecher abzuschalten:

• Handy leise, möglichst keine Push-Nachrichten, dafür Abwesenheiten aktivieren.
• Spätestens jetzt nochmal über die Investition in Noise-Cancelling-Kopfhörer nachdenken.
• Asynchron kommunizieren – nicht jede Mail muss sofort beantwortet werden, und „Nein“ ist ein vollständiger Satz, wenn ihr gerade beschäftigt seid.
• Nicht jedes Meeting ist nötig. Bereitet die Agenda vor und sorgt für eine gute Moderation, damit es für alle schneller geht.
  
  

2. Zeit für „focused Working“ schaffen

• Plant im Kalender aktiv Slots für Aufgaben ein, die mehr Konzentration brauchen.
• Stellt für diese Phasen alles bereit, was ihr brauchen könntet – vom frischen Cappuccino bis zum Ladekabel.
• Sucht euch eine möglichst ruhige Ecke und räumt den Arbeitsplatz frei.
• Nutzt Checklisten, um zu sehen, wo ihr steht und Erfolge für euch selbst zu feiern.
• Sucht euch die passende Playlist.
  
  

3. Macht mal Pause

• Auch Pausen und Zeit für Social Media etc. gehören in den Kalender. So gibt´s kein schlechtes Gewissen.
• Plant Meetings nicht immer 60 oder 30 Minuten, sondern lasst Raum für ein Durchatmen dazwischen.
• Genießt eure ruhigen Minuten ganz bewusst, vor allem mit den Kids.
• Sucht euch immer wieder schöne Abwechslungen und „Mini-Urlaub“ für neue Energie.

Passt auf euch auf!