In den letzten Jahrzehnten hat sich unsere Arbeitsweise verändert. Das Arbeiten in Teams hat heute einen viel größeren Stellenwert. Darüber hinaus arbeiteten Teams früher meist am gleichen Ort, während heute verteilte Teams viel häufiger anzutreffen sind, vor allem in der Softwareentwicklung. Das hat mehrere Gründe: Erstens, die eingeschränkte Verfügbarkeit qualifizierter Mitarbeiter. Zweitens, hohe Kosten für die Mitarbeitergewinnung und schließlich drittens, die wachsende Leistungsfähigkeit der Technologie für Videokonferenzen.
In vielen Ländern sind qualifizierte Software Entwickler schwer zu finden, insbesondere in Zentral- und Nordeuropa. Dagegen ist in anderen Ländern, wie zum Beispiel Indien oder Osteuropa, der Prozentsatz an gut ausgebildetem IT Personal höher und die Einstellungskosten niedriger. Viele Firmen begegnen diesem Problem durch Offshoring oder Nearshoring oder bauen eigene Niederlassungen im Ausland auf.
Der Preis, den Firmen bezahlen ist die Schwierigkeit, die Kommunikation über die große Distanz hinweg organisieren zu müssen. In der heutigen globalisierten Zeit haben Entwicklungsteams immer öfter einen diversen kulturellen Hintergrund. Kultur ist ein breiter Begriff, der Sozialverhalten, gesellschaftliche und zum Teil auch religiöse Normen beinhaltet. Die Kultur bestimmt den Kontext der individuellen Teammitglieder. Führungskräfte müssen sich dessen bewusst sein, um das Potenzial ihrer Teams voll auszuschöpfen.
In meiner Erfahrung können Teams mit einem vielfältigem kulturellen Hintergrund erfolgreicher sein als andere. Mehr noch, die Teammitglieder können die Arbeitsbeziehung verbessern, wenn diese durch andere Kulturen bereichert wird. Das erfordert eine gewisse Offenheit für andere Kulturen, die aber durch eine reichhaltige Erfahrung in der Zusammenarbeit als Team belohnt wird.
Teamstrukturen
Grob gefasst, gibt es folgende Konstellationen für die Zusammensetzung von Entwicklungsteams:
- Alle Mitglieder arbeiten am selben Ort, nahe beieinander
- Alle Teammitglieder sind verteilt; niemand ist physisch in der Nähe eines anderen Teammitglieds
- Das Team ist verteilt, aber manche Mitglieder arbeiten in Gruppen zusammen
Während (1) die wahrscheinlich effizienteste Form der Kommunikation im Team darstellt und so die besten Voraussetzungen für den Erfolg bietet, ist dies heutzutage selten. (2) stellt die wahrscheinlich am wenigsten effiziente Form der Kommunikation dar, bietet den Firmen aber die höchste Flexibilität, Skalierbarkeit des Teams und das größte Einsparpotenzial. (3) ist oft eine gute Alternative, die Flexibilität, Skalierbarkeit und gleichzeitig bessere Kommunikation der zusammensitzenden Teile des Teams ermöglicht.
Elektronische Kommunikationstools
Im Gegensatz zu obigen Feststellungen, gibt es eine Tendenz zu verteilten Teams. Verteilte Arbeitsplätze und der daraus folgende Bedarf an elektronisch unterstützter Kommunikation hat das Problem zur Folge, dass diese meist nur über Audiokanäle und nur in geringem Maße visuell erfolgt. Die meisten anderen, zumeist non-verbalen Formen der Kommunikation, sind mehr oder weniger eingeschränkt. Um Teams die best-möglichen Voraussetzungen zur Kommunikation zu bieten, ist adäquates Tooling erforderlich.
Das bedeutet: eine schnelle, stabile Internetverbindung, ein hochwertiges, dem Raum angemessenes Mikrofon, eine Kamera mit ausreichender Auflösung, ein guter Monitor oder entsprechender TV und leicht bedienbare Conferencing Software. Oftmals ist mindestens einer dieser Punkte nicht erfüllt. Das führt zu Situationen wie jener, die hier parodistisch dargestellt ist.
Im besten Fall sieht und hört man alle Personen gut, aber es ist trotzdem nicht dasselbe wie physisch im gleichen Raum zu sein. Weshalb ist das so? Vielleicht weil direkte, persönliche Kommunikation von Angesicht zu Angesicht natürlicher ist. Oder einfach, weil Verbindungsprobleme zu Verzögerungen führen und Gesprächsteilnehmer immer wieder unbeabsichtigt unterbrechen.
Audio- bzw. Videokonferenzen leiden auch oft darunter, dass die Teilnehmer weniger aufmerksam sind. Zuhören ist eine geistige Aktivität, die Anstrengung erfordert. Wenn jemand aus der Ferne schwer zu verstehen ist, wird es schwierig, aufmerksam zu sein, insbesondere wenn Akzente und schlechte Akustik dazu kommen. Persönliche Gespräche sind vorzuziehen, aber wenn dies nicht möglich ist, sollte zumindest versucht werden, die best-möglichen Bedingungen herzustellen.
Regelmäßige, alltägliche Kommunikation mit anderen Teammitgliedern kann durch eine Reihe von Tools unterstützt werden – beispielsweise durch Skype, Slack, HipChat, Zoom, Hangouts, join.me, um nur einige zu nennen. Wie oben dargestellt, ist auch bei diesen Tools die Kommunikation eingeschränkt und verlangsamt. Wenn ein Team eines davon verwendet, sollten die Mitglieder bedenken, dass unter den drei Formen der Kommunikation – schriftlich, audio und audio-visuell – die schriftliche Kommunikation die bei weitem am wenigsten wirkungsvolle ist. In der rein verbalen Kommunikation geht vieles an sozio-kulturellem Kontext verloren; Video-Konferenzen sind wann immer möglich vorzuziehen.
Persönliche Treffen
Teams in regelmäßigen Intervallen an einem Ort zusammen zu bringen, ist eine Möglichkeit, die Kohärenz zu stärken. Trotz der damit verbundenen Reisekosten kann der langfristige Nutzen hoch sein. Persönliche Treffen schaffen die Basis für ein gegenseitiges Verständnis der Persönlichkeit des Anderen und deren kulturellen Kontextes, welche ohne eine direkte Begegnung nicht entstehen könnte. Dies erleichtert die weitere alltägliche Kommunikation erheblich.
Fazit
In den nächsten fünf Jahren wird sich die Art und Weise zu arbeiten verändern. Eine immer größere Zahl an Software-Entwicklungsteams wird aus verteilt arbeitenden Personen mit unterschiedlichem kulturellen Hintergrund bestehen. Um das volle Potenzial dieser Teams nutzen zu können, ist es wichtig darauf zu achten, eine Struktur zu schaffen, die Kultur und Kommunikation berücksichtigt. Verteilt arbeitende Teams benötigen die best-mögliche technische Infrastruktur. Regelmäßige persönliche Treffen schaffen zusätzlich ein Verständnis für den kulturellen Hintergrund, was die tägliche Kommunikation leichter macht.
Im Einzelfall ist es sicher sinnvoll, den Gewinn an Effizienz im Team durch direkte, persönliche Kommunikation mit Menschen, die man gut kennt, abzuwägen gegen die Kosten, die durch Fehler und Missverständnisse entstehen, die schlechte Kommunikation verursacht.