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Valtech macht Deutschland digitaler

Endlich werden Deutschlands Online-Formulare nutzerfreundlich – das digitale Servicehandbuch hilft den Behörden.

Valtech macht Deutschland digitaler

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Die Formulare der deutschen Verwaltung müssen digitalisiert werden. Das garantiert das Onlinezugangsgesetz allen Bürger*innen. Aber wie entwickelt man die Services nutzerfreundlich und ohne Steuergelder zu verschwenden? Und wie schafft man es, dass alle Bundesländer und Kommunen in ihren Digitalisierungsprojekten die Qualitätsstandards einhalten?

Das Bundeskanzleramt hat im Sommer 2021 ein digitales Servicehandbuch herausgegeben. Es dient als Leitfaden für die Projektverantwortlichen in den Ämtern, bündelt die wichtigsten Empfehlungen und vermittelt sie praxisnah. Als Transformationsexperte hat Valtech das Projekt gemeinsam mit dem verwaltungserfahrenen Partner IMTB Consulting GmbH übernommen.

Als erstes haben wir ein Gutachten zur Ausgangslage erstellt – mit ganz konkreten Empfehlungen. Anschließend übernahmen wir die Konzeption und Umsetzung der Webseite servicehandbuch.de. Die Seite ist ein digitaler Wegweiser und erklärt, wie Projekte der öffentlichen Verwaltung nutzerzentriert und kostensparend gelingen. Die Empfehlungen und Projektbeispiele stützen sich auf die Prinzipien Agilität, Nachnutzbarkeit und Wirkungscontrolling sowie auf die 19 Qualitätsprinzipien des Digitalen Servicestandards vom Bundesministerium des Innern für Bau und Heimat (BMI).

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Vom Tech-Berater zum Autor eines Leitfadens für die Ämter

Wie ist es uns dann gelungen, den Sprung von der Tech-Beratung zum Leitfaden für die Projektverantwortlichen in den Ämtern zu schaffen? Die ehrliche Antwort ist, dass der Unterschied zu unseren Transformationsprojekten im kommerziellen Bereich gar nicht so groß war, wie erwartet. 

Die Studie - Was brauchen die Ämter?

Die Studie - Was brauchen die Ämter?

Als Erstes haben wir in einer Begleitstudie Projektbeteiligte aus den Ländern und Kommunen zu ihren Erfahrungen und Bedürfnissen befragt. Daraus konnten wir konkrete Handlungsempfehlungen ableiten, die direkt ins digitale Servicehandbuch eingeflossen sind. Valtech hatte schon für Großbritannien ein Servicehandbuch erstellt. Die Learnings aus dem Projekt konnten wir mit denen aus Transformationsprojekten großer Marken kombinieren.  

Wichtig war uns vor allem, die Verwaltungs-angestellten für das agile Mindset zu gewinnen. Die Inhalte gestalteten wir entsprechend praxisnah und niedrigschwellig. Deshalb regt auf der Startseite ein Video zur Beschäftigung mit den Inhalten an. Eine interaktive Übersichtsgrafik zeigt die Projektphasen und dient als Einstieg in die Navigationspunkte.

Servicehandbuch.de – Kernstück des Projekts

Servicehandbuch.de – Kernstück des Projekts

Servicehandbuch.de ist das wesentliche Ergebnis dieses Projekts und enthält die offiziellen Empfehlungen der Regierung für Projekte der öffentlichen Hand. Die Seite ist das Resultat unserer umfangreichen Forschung und Expertise und präsentiert übersichtlich Best Practices, Empfehlungen zu Technologien und Arbeitsweisen für einen reibungslosen Prozess. Beispiele und Fallstudien aus der Praxis machen die Seite zu einer pragmatischen und umfassenden Anleitung für erfolgreiche Transformationsprojekte der deutschen Verwaltung.

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Ergebnis

Erste Erfolge und positive Entwicklungen in den Projekten sind bereits in Servicehandbuch.de eingeflossen. Zum Beispiel werden bestimmte Formulare nun öfter online eingereicht oder die Bearbeitungszeit für Anträge konnte verkürzt werden. Das konnten wir zum Beispiel beim Blue Badge Program in Großbritannien beobachten. Unsere Leitlinien stützen sich auf bewährte Methoden und gründliche Forschung und finden sich sowohl in der leicht verständlichen und interaktiven Website wieder als auch in der Begleitstudie. Wir konnten in diesem Projekt zeigen, dass die Prinzipien von agilen Digitalprojekten mit ihrem Fokus auf die Nutzerfreundlichkeit auch für den öffentlichen Sektor wichtig sind. Indem wir konkrete Anleitungen geben, bringen wir die Digitalisierung Deutschlands einen großen Schritt voran.

Den Herausforderungen der heutigen digitalen Wirtschaft begegnen

Sind Sie bereit, den ersten Schritt zu tun und Ihr digitales Potenzial zu nutzen? Kontaktieren Sie Valtech noch heute.
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